با اینکه امروزه در دورانی به سر می‌بریم که تکنولوژی حرف اول را می‌زند و بسیاری از کشورها سعی کرده‌اند تا به طور قابل ملاحظه‌ای کاغذ را از ادارات حذف کنند، اما بروکراسی هنوز یکی از محبوب‌ترین شیوه‌های مدیریت کلاسیک جهان است و مدیران بسیاری از کشورها مانند ایران و افغانستان همچنان مدیریت را از کاغذبازی جدا نمی‌دانند. کاغذبازی» واژه عامیانه‌ای است که برای نامه‌نگاری در سلسله مراتب اداری به کار می‌رود. این مفهوم خود زاییده پدیده‌ای است به نام بروکراسی؛ معادل فارسی آن یعنی دیوان‌سالاری به معنی یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند است که نخستین بار توسط «ماکس وبر» به‌عنوان پدیده‌ای اجتماعی مطرح شد.

کامپیوتر و عصر جدید:

با ورود کامپیوتر به دنیای مدرن، آرام آرام سازمان‌ها دگرگون شدند و برای استفاده موثر از این وسیله به ناچار باید رشد و توسعه سیستم‌های تکنولوژی اطلاعات را در دستور کار خود قرار می‌دادند. مدیران و کارکنان نیز چاره‌ای جز آموختن بهره‌برداری از این تکنولوژی برای سرعت بخشیدن به امور جاری حوزه کاری‌شان نداشتند. با این حال تحولات عصر اطلاعات و ارتباطات – با وجود مقاومت‌هایی که در مقابل آن وجود داشته و دارد- ایران را نیز تحت تاثیر قرار داد. اگرچه به لحاظ فناوری الکترونیکی در جایگاه مناسبی قرار نداریم، اما بسیاری از اقدامات روزمره ما تحت‌الشعاع این مسئله قرار گرفته و بخش‌های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی و…  را به حرکت واداشته است. یکی از نتایج راهیابی تکنولوژی به فضای کسب‌و‌کار، همین حذف تدریجی کاغذ از مناسبات اداری است.

آمارها چه می‌گویند؟

براساس آمار یونسکو، در سال 1981 تعداد رایانه‌های متصل به اینترنت حدود 213 دستگاه بود، در حالی که این تعداد پنج سال بعد (1986) به 5 هزار دستگاه افزایش یافت. این آمار همچنین از رشد غیر‌قابل باور کامپیوتر‌های شخصی در محیط زندگی و سازمانی خبر می‌داد و ایجاد دولت‌های الکترونیک که نظام کار و زندگی را به سمت سیستم‌های الکترونیکی و بدون کاغذ سوق می‌دهد. چنان که امروزه شاهدیم، جدای از شبکه جهانی بسیاری از ادارات به‌صورت درون‌سازمانی دارای شبکه‌های خاصی هستند که از آن طریق به پرونده‌ها رسیدگی می‌کنند.

وقتی کاغذها حذف می‌شوند:

مکاتبه بدون كاغذ، روشی نوین است که با جمع‌آوری اطلاعات فعالیت‌ سازمان‌ها و طبقه‌بندی آ‌نها، به جریان كار سرعت می‌بخشد و می‌تواند پاسخگوی نیازها باشد، اما مانند هر پدیده نو دیگری، با آفت‌هایی نیز همراه است و این خود باعث مخالفت‌هایی نیز می‌شود. با این حال این مخالفت‌ها دوام چندانی نخواهد داشت و بی‌شک، شتاب جوامع الکترونیکی و مجازی همه را در حذف یا به حداقل رساندن کاربرد کاغذ با خود همراه می‌کند و این از مزایای ظهور نسل جوانی است که در «دوره دیجیتال» رشد کرده‌اند. در یک تعریف ساده می‌توان در این خصوص گفت: «این روش گونه‌ای از مکاتبات اداری است که در آن نامه‌های الکترونیکی جایگزین نامه‌های دستی و کاغذی شده و سیستم مکاتبات بدون کاغذ در راستای سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ایجاد می‌شود. به بیان دیگر سیستم مکاتبات بدون کاغذ یکی از اجزای سیستم اتوماسیون اداری است.»

در ادامه مطلب با سهمان همراه باشد…

سیستم مدیریت آموزشی سهمان